Legyen szó tudományos, vagy üzleti konferenciáról, érdemes jó előre kitalálni a helyszínt. Természetesen minél nagyobb a konferencia, annál korábban kell lefoglalnunk a hőn áhított konferenciatermet, esetleg aulát, épületegyüttest. Azonban, ha csak kisebb konferenciát kívánunk tartani, érdemes azt a legtöbbek által könnyen elérhető helyre szervezni, szép, igényes környezetben.