Cikk-Cakk Hírszőnyeg

Az irattár a szervezeti dokumentumkezelés azon eleme, amely hosszabb távra biztosítja az iratok megőrzését, rendszerezését és ellenőrizhető hozzáférhetőségét. Funkciója, hogy a napi ügyintézésből kikerült, de még megőrzési időn belüli dokumentumok számára rendezett és biztonságos tárolási környezetet biztosítson. Az irattár kialakítása és működtetése meghatározott iratkezelési szabályok szerint történik, amelyek rögzítik az iratok átvételének, tárolásának, visszakeresésének és kiadásának pontos rendjét. Az irattár szerepe nem merül ki a fizikai vagy elektronikus tárolásban, mert a dokumentumok kezelésének teljes folyamatát érinti, a megőrzési idők figyelésétől a selejtezési ciklusok előkészítéséig.

Az irattár működésének alapja az iratok rendszerbe szervezése. A tárolt dokumentumokat meghatározott kategóriák, irattári tételek vagy iratfajták szerint kell elhelyezni, hogy a későbbi visszakeresés pontosan, gyorsan és bizonyítható módon történjen. Az irattári rend kialakítása a szervezet tevékenységéhez igazodik, és figyelembe veszi azokat a követelményeket, amelyek a dokumentumok megőrzési idejéből, ügyviteli szerepéből vagy jogszabályi kötelezettségeiből adódnak. Minden iratot olyan módon kell elhelyezni, hogy az állagmegóvás, a hosszú távú olvashatóság és a fizikai vagy digitális integritás biztosított legyen.

Az irattár nem csupán fizikai helyiség lehet, mert az elektronikus dokumentumkezelési rendszerek elterjedésével az irattári funkciók jelentős része digitális környezetben valósul meg. A fizikai irattár esetében külön figyelmet igényel a környezeti feltételek szabályozása, például a hőmérséklet, a páratartalom és a fényhatás kontrollja, valamint a tűzvédelem és a vagyonvédelem biztosítása. Az elektronikus irattárak ezzel szemben informatikai megoldásokra támaszkodnak, amelyek a dokumentumok hozzáférését, biztonsági mentését, naplózását és hosszú távú archiválhatóságát kezelik. Mindkét irattári forma esetében alapvető követelmény a dokumentumok sértetlenségének megőrzése és a jogosulatlan hozzáférés megakadályozása.

Az irattár feladatai közé tartozik az iratok kiadásának szabályozott lebonyolítása. Ennek keretében meghatározott eljárás szerint engedélyezhető, hogy az ügyintézők, vezetők vagy ellenőrző szervek ideiglenesen hozzáférjenek egy adott irathoz. A kiadás minden esetben nyomon követhető, a dokumentum mozgatása rögzítésre kerül, és visszaszolgáltatása után az irattárnak ellenőriznie kell annak meglétét és állapotát. A kiadási rend célja a dokumentumok útjának rekonstruálhatósága és az iratanyag biztonságának fenntartása.

Az irattár működése szorosan kapcsolódik az iratok megőrzési idejének nyilvántartásához. Az irattár feladata annak figyelése, hogy mely iratok őrzési határideje jár le, és mely dokumentumok esetében szükséges selejtezési eljárást indítani. A megőrzési idők betartása a jogi megfelelés egyik alapfeltétele, ezért a határidők nyilvántartása és a selejtezés előkészítése az irattári feladatok jelentős részét alkotja. A folyamat dokumentált, ellenőrizhető és meghatározott szabályok szerint történik.

Az irattár szerepe a szervezet működési hatékonyságára is kihat. A rendezett, jól strukturált és szabályozott irattári rendszer gyorsítja a dokumentumok visszakeresését, csökkenti a téves iratkezelés kockázatát és biztosítja, hogy a szervezet bármikor hitelesen igazolni tudja az iratok tartalmát és kezelésének előzményeit. A korrekt irattári működés elengedhetetlen a felügyeleti, jogi vagy pénzügyi ellenőrzések során, mivel egyértelműen bemutatja az iratkezelési folyamatok következetességét és szabályszerűségét.

Az irattár ezzel a dokumentumkezelési rendszer azon eleme, amely biztosítja az iratok hosszú távú megőrzésének, hozzáférésének és ellenőrizhetőségének egységes és szabályozott megvalósítását, összhangban a vonatkozó jogszabályi és szervezeti követelményekkel.