Cikk-Cakk Hírszőnyeg

Az iratok selejtezése olyan dokumentumkezelési folyamat, amely a megőrzési idő leteltével vagy a dokumentum funkciójának megszűnésével meghatározza az iratok további sorsát. A selejtezés célja, hogy a szervezet ne őrizzen szükségtelenül olyan dokumentumokat, amelyek már nem szolgálnak jogi, adminisztratív vagy üzleti célt, és amelyek további tárolása aránytalan költséget, helyigényt vagy biztonsági kockázatot jelentene. A selejtezés szabályait általában belső iratkezelési rendelet, illetve jogszabályok határozzák meg, amelyek meghatározzák az egyes irattípusok megőrzési idejét és a selejtezés végrehajtásának módját.

A selejtezés előkészítési szakasza az iratok áttekintésével kezdődik. Ekkor történik a dokumentumok rendszerezése és annak megállapítása, hogy mely iratok tartoznak a megőrzendő, illetve melyek a selejtezendő körbe. Az előkészítés során szükséges figyelembe venni a megőrzési időket, amelyek gyakran jogszabályban rögzítettek, továbbá azt is, hogy az adott irat tartalmaz-e olyan információt, amelyre később bizonyítási, üzleti vagy szervezeti célból szükség lehet. A selejtezési döntés mindig az irattípus jellegére és a vonatkozó előírásokra épül.

A selejtezés dokumentált folyamat, amelynek során jegyzőkönyv készül a megsemmisítésre kijelölt iratokról. A jegyzőkönyv tartalmazza az iratok azonosító adatait, mennyiségét, dátumait, valamint a selejtezés indokát. A dokumentáció célja annak igazolása, hogy a szervezet a selejtezést jogszabályszerűen végezte, és az iratok kezelése a teljes folyamat során nyomon követhető. A jegyzőkönyvet a selejtezésért felelős személy vagy bizottság hitelesíti, és meghatározott ideig meg kell őrizni.

A megsemmisítés a selejtezési folyamat végső lépése. A megsemmisítés módszere az irat típusától és tartalmától függ, különösen akkor, ha személyes adatokat vagy bizalmas információkat tartalmaz. A papíralapú dokumentumok esetében gyakori megoldás az aprítás vagy az ipari iratmegsemmisítés, míg elektronikus adathordozók esetében a biztonságos törlés vagy a fizikai megsemmisítés szükséges. A megsemmisítés célja, hogy az iratok tartalma a folyamat után ne legyen visszaállítható vagy hozzáférhető.

Az iratok selejtezése fontos szerepet játszik az adatvédelemben és az információbiztonságban. A megőrzési idők betartása és a szükségtelen iratok eltávolítása csökkenti annak kockázatát, hogy olyan dokumentumok kerüljenek illetéktelen kezekbe, amelyek már nem szükségesek, de továbbra is érzékeny információkat tartalmaznak. A selejtezési folyamat egyben biztosítja, hogy a szervezet iratkezelése összhangban álljon az adatvédelmi szabályozással, valamint a belső működés átlátható és ellenőrizhető maradjon.

A selejtezés a szervezet működési hatékonyságára is hatással van. A fölösleges iratanyag eltávolítása tehermentesíti a tárolókapacitást, megkönnyíti az aktív dokumentumok áttekintését és gyorsítja a keresési folyamatokat. A rendszeresen elvégzett selejtezés hozzájárul a dokumentumkezelési rendszer folyamatos karbantartásához, valamint biztosítja, hogy a szervezet irattára naprakész és a ténylegesen szükséges iratokra koncentráló legyen. Az iratok selejtezésének szabályozott, dokumentált és jogszerű végrehajtása így a szervezet iratkezelési rendjének egyik alapvető eleme.